使您的会议更成功(更短!)

使您的会议更成功(更短!)

现在是上午9:15,您正处于一天的节奏中。电话响了,在电话的另一端,您的一位同事意外地要求您参加  会议  在45分钟内开始。尽管您尊重您的同事并希望支持她,但您已经为早上计划了,并且临近自己的一些截止日期。您将如何响应会议邀请?

  1. 坚持您现有的计划,并客气地说“不”。
  2. 成为“团队合作者”,并让您的同事知道您将参加会议,但要明确设定一个界限,即由于自己的截止日期,您不能停留超过一个小时。
  3. 询问有关会议的预期目标和重要性的几个问题,然后评估您自己的优先级是否相符,以及您可以做出的具体贡献是否会影响会议的结果。根据这些因素做出确定的是/否决定。

如果选择一两个响应,则可能是您的过度协作。 答案三是首选答案,因为它使您的决策集中在两个关键因素上:最高优先级和增值贡献。为了使工作更加完成,这是两个因素,它们可以帮助您摆脱不必要的协作的惯性并仅在重要时与他人共同努力。

例行协作会浪费时间

当然,协作本身也不错。 当例行的协作努力和不明确的任务规定产生一种有毒的污泥时,就会出现问题,这种污泥被称为“汤”。 在糟糕的一天,我们可能会认为会议是我们工作中最大的时间浪费。在美好的一天,我们可能会看 会议 作为与人交流和讨论重要问题的机会。对于我们大多数人来说,现实是会议的质量介于这两个极端之间。根据大多数估计,管理人员和员工在会议上花费的时间介于25%至80%之间。 (点击这里 to tweet this stat.)

对于全职员工,这意味着会议花费的时间从520小时到1,664小时(或65-208个完整工作日)不等。所有会议的理由是什么?这是协作的“需求”。

选择性协作可提高绩效

为减少会议混乱,应优先考虑在适当的时间与适当的人员进行适当的协作。这种 选择性合作是有意合作,通过最简单的方式使所需的战略技能或资源与基本贡献者保持一致,从而增加了成功的机会.

将选择性协作视为您的职业发展之举,而不仅仅是逃避无用的例行会议和对话的机会,这些会议和对话无法推动您的目标前进。

脱离常规协作(即使在专业或文化准则规定的情况下)也可以带来更大的回报,因为它符合您的最高优先级并具有增值贡献。通过做出清晰,一致的贡献来完成出色的工作,是您保持工作状态的最佳方式之一。

第一步是学习如何选择何时,如何以及与谁合作。是的,您必须学习如何拒绝。是的,对此可能会有一些短期的负面反应。但是,您对最高优先级的高投入应该会很快缓解这些担忧。

您将不再依赖于情况和机会所决定的合作伙伴关系,而是会寻找满足特定目的的合作机会。

有时候,缺少的是动机,可以通过与某些受到驱动,专注和启发的个人或团体的合作来找到。在其他时候,缺少的部分可能是技术,战略或组织方面的。在这些情况下,技能,能力和对资源的访问的混合成为选择性协作的驱动力。

选择性协作为您提供了一种工具来完成原本不可能单独完成的任务。 选择高潜力合作的限制使您可以避免 浪费时间 协作本身可以代替缺乏创造力,远见或问责制的情况。

这也是对等的。当被邀请与他人合作时,只有在可以有效地结合技能和贡献的最佳组合时,才接受邀请。这并不是要有选择性,因为您“还有更好的事情要做”;您选择影响力最大的时刻。

如有疑问,您可以使用以下列表来确认进行选择性协作的机会。如果您可以同意每一项,那么该安排会议了。

  • 我为这项合作努力确定了清晰的学习和绩效成果。
  • 结果显然将支持我的优先事项之一。
  • 我知道我可以为使合作成功做出贡献。
  • 我了解我的合作伙伴可以提供的服务,他们的贡献使它比单独行动更好。

杰西·索斯特林(Jesse Sostrin) is the author of 职位描述之外 。 他   说话  and 咨询  在个人和组织成功的交汇处。跟着他 @jessesostrin and visit his site  这里 .

照片来源: 芬拜恩 通过 搏斗 抄送